Quản lý tòa nhà là gì? Những kiến thức quan trọng cần ‘bỏ túi’

Quản lý tòa nhà là gì?

Đây là yếu tố quan trọng giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí vận hành các tòa nhà chung cư hiện nay. Đảm bảo chất lượng dịch vụ của các tòa nhà chung cư. Từ phần cứng (kết cấu, cấu trúc,…) đến các dịch vụ tiện ích (vệ sinh, cây xanh, cảnh quan). Bên cạnh đó đáp ứng các dịch vụ giá trị gia tăng khác. Cụ thể như cho thuê, quản lý nhân viên, giải quyết tranh chấp trong các tòa nhà chung cư,…

Dịch vụ này được xem là một lĩnh vực kinh doanh cung cấp dịch vụ. Các dịch vụ này đảm bảo tất cả các hoạt động diễn ra trong một tòa nhà. Đảm bảo kỹ thuật, dịch vụ chăm sóc khách hàng diễn ra chất lượng nhất và an toàn nhất. Giúp tạo nên mối quan hệ tốt đẹp giữa chủ đầu tư và khách hàng.

Quy trình quản lý sẽ được thực hiện với 2 đối tượng sau:

• Tòa nhà văn phòng.
• Tòa nhà chung cư.

Mỗi lĩnh vực sẽ có các cơ chế hoạt động quản lý khác nhau. Việc quản lý sẽ ảnh hưởng đến đánh giá khách quan của giá trị tòa nhà chung cư. Chính vì vậy, công tác quản lý là một điều đáng để các chủ đầu tư quan tâm.

Tầm quan trọng của quản lý, vận hành tòa nhà

Đây là một lĩnh vực quản lý đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao. Bên cạnh đó là sự chu đáo, chi tiết, tận tình và trách nghiệm trong công việc. Một người quản lý cần nắm kiến thức nghề nghiệp để quản lý, vận hành sao cho hiệu quả. Từ những điều đơn giản đến phức tạp, chuyên sâu trong công tác quản lý.

Công việc của của quá trình quản lý bao gồm:

• Quản lý tài chính: Đảm bảo các khoản chi phí hoạt động trong tòa nhà. Đảm bảo số tiền khách hàng đóng định kỳ hàng tháng. Quản lý tài chính một cách rõ ràng, chi tiết và minh bạch.
• Quản lý nhân sự: Quản lý, giám sát các hoạt động của từng nhân viên trong toàn bộ tòa nhà. Đảm bảo các công việc được triển khai đều đặn. Đưa ra các biện pháp xử phạt, khen thưởng đối với công tác thực hiện của các nhân viên.
• Quản lý khách hàng: Có nhiệm vụ chăm sóc các đối tượng khách hàng. Giải quyết các thắc mắc, nhu cầu của khách hàng. Đảm bảo sự hài lòng về dịch vụ, cơ sở vật chất của khách hàng tại tòa chung cư.
• Bảo trì kỹ thuật: Kiểm tra các thiết bị kỹ thuật thường xuyên và đảm bảo sự hoạt động thông suốt của toàn hệ thống.
• Quản lý và vận hành hiệu quả giúp chủ đầu tư nâng cao lợi thế cạnh tranh và nâng tầm giá trị cho tòa nhà. Đây là một trong những nhân tố chủ chốt ảnh hưởng tới quyết định mua nhà của khách hàng.

Quy trình quản lý, vận hành tòa nhà

Xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả, chất lượng giúp hoạt động trong tòa nhà diễn ra thuận tiện. Đồng thời, công tác quản lý, điều hành luôn được vận hành thông suốt và an toàn.

Quản lý các hợp đồng

• Quy trình ký hợp đồng cho thuê nhà bao gồm những quy định cụ thể
• Quy trình thu tiền thuê nhà
• Quy trình thu tiền dịch vụ
• Quy trình thanh lý hợp đồng

Quy trình quản lý khách hàng

• Quản lý và sử dụng phòng
• Đánh giá sự thỏa mãn, hài lòng của khách hàng
• Xử lý, giải quyết các khiếu nại, yêu cầu của khách hàng
• Quy định về an toàn và an ninh của khách hàng
• Quy định quản lý tài sản cá nhân của khách hàng
• Quy định quản lý vệ sinh khách hàng
• Quy định quản lý thiết bị, và dịch vụ của tòa nhà

Quy trình quản lý an ninh

• Nội quy PCCC của tòa nhà
• Quy trình tuần tra của các bộ phận bảo vệ
• Quy định huấn luyện về an toàn PCCC
• Quy trình kiểm soát, quản lý tài sản, hàng hoá
• Quy trình kiểm soát lượng khách tham quan, nhân viên
• Quy trình giữ xe ô tô, xe gắn máy, xe đạp

Quy trình quản lý vận hành kỹ thuật

• Quy trình sửa chữa và bảo trì tòa nhà
• Quy trình bảo trì, bảo hành các công trình xây dựng
• Quy trình bảo dưỡng cơ sở vật chất: thang máy, máy điều hoà,..

Quy trình vệ sinh

• Quy định và kế hoạch vệ sinh các khu vực trong tòa nhà
• Quy định quản lý, xử lý rác thải trong và ngoài tòa nhà
• Các quy định về quản lý, vận hành

Trên đây là một số chia sẻ kiến thức về quản lý tòa nhà. Hy vọng bài viết đã mang lại những thông tin hữu ích cho bạn. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về các quy trình quản lý sao cho hiệu quả.